Durante años hemos escuchado a nuestros clientes a través de entrevistas exploratorias, sesiones de investigación y conversaciones directas con atención al cliente. Es una de las pocas formas fiables de entender no solo qué no funciona, sino también qué preocupa realmente a los usuarios, incluso cuando el producto, técnicamente, cumple su función.
El punto de partida
Con el tiempo recopilamos cientos de casos centrados en el mismo problema.
Clientes que habían presentado su declaración gracias a los cálculos e informes de Finbooks y que, debido a alguna actividad en su cuenta (una nueva importación de archivo, una corrección de transacción, una actualización), veían cómo cambiaban los números de años anteriores, y con ello también los informes fiscales.
No era necesariamente un error, ya que la plataforma funcionaba correctamente. Pero se percibía como un problema: la declaración ya se había presentado con esos datos, y ahora la plataforma mostraba otros diferentes.
La coherencia entre lo que los clientes habían declarado y lo que el sistema mostraba dejaba de estar garantizada. Era imprescindible intervenir y proponer una solución rápidamente.
Más de 200 clientes implicados
Para entender mejor el alcance del problema, realizamos una encuesta en cuatro mercados (Italia, España, Portugal y Reino Unido) y posteriormente llevamos a cabo una serie de entrevistas directas con clientes para profundizar.
Lo que los clientes pedían en la superficie era “bloquear los datos pasados”, pero en realidad buscaban algo más profundo y preciso: la certeza de que un año fiscal ya cerrado y declarado permanecería estable, y que ninguna acción futura, ya fuera deliberada o accidental, pudiera modificarlo de forma silenciosa.
Un sistema que protegiera frente a cualquier acción externa o agente, salvaguardando unos datos contables que, en la práctica, ya están archivados. Había muchos matices, pero la necesidad de fondo era simple: poder cerrar un año y saber que realmente está cerrado.
Diseño, validación y pruebas
Uno de los puntos más complejos fue determinar qué años podían congelarse, bajo qué condiciones y qué debía ocurrir si un usuario tenía errores significativos en un periodo que quería bloquear.
Establecimos que la congelación solo podía aplicarse a años fiscales ya finalizados y únicamente cuando no existieran errores significativos o bloqueantes en los cálculos.
Antes de desarrollar la funcionalidad, validamos el concepto con un pequeño grupo de clientes mediante tests de usabilidad sobre prototipos creados para la ocasión.
Lo que aprendimos de ese proceso cambió algunos detalles importantes, especialmente en la gestión del desbloqueo, que inicialmente habíamos planteado de forma más rígida. Los clientes nos mostraron que necesitaban poder volver atrás (para presentar una corrección voluntaria, actualizar un documento o añadir datos que habían llegado tarde).
La congelación debía ser una protección inteligente, no una jaula sin salida.
Por eso el sistema permite congelar años de forma selectiva, pero también descongelarlos en cualquier momento (a partir de un año concreto), para que los clientes puedan trabajar libremente con sus datos, siendo conscientes de que estas acciones pueden afectar a cálculos y datos pasados, con las consecuencias que ello implica.
La protección también funciona en el otro sentido: una vez que un periodo está congelado, el sistema evita cambios retroactivos no deseados.
Importar un CSV con algunas transacciones fechadas en un año bloqueado, cambiar una fecha por error, modificar una categoría o un ajuste que afecte a cálculos pasados: todas estas acciones se bloquean previamente, con una explicación clara del motivo y ofreciendo, cuando es necesario, la opción de descongelar el periodo para poder intervenir libremente.
Que existe ahora
Desde junio de 2026, la funcionalidad de congelación de datos está disponible para todos los clientes, en todos los países soportados.
La encontrarás en el menú superior (solo si has cargado al menos una conexión). Desde ahí puedes ver los años fiscales anteriores disponibles para congelar, aplicar la congelación a aquellos que no tengan errores significativos y desbloquearlos en cualquier momento si necesitas trabajar sobre tus datos.
Si eres una de las personas que nos habló de este problema, ya sea en una entrevista, en un chat con soporte o en una encuesta, esta es la respuesta.
Gracias a todos los más de 250 clientes que participaron a través de encuestas, entrevistas y pruebas, y que hicieron posible identificar, desarrollar y lanzar esta importante nueva funcionalidad.