Durante anos ouvimos os clientes através de entrevistas exploratórias, sessões de investigação e conversas diretas com o apoio ao cliente. É uma das poucas formas fiáveis de perceber não só o que não está a funcionar, mas também o que preocupa as pessoas, mesmo quando o produto cumpre tecnicamente a sua função.
O ponto de partida
Ao longo do tempo reunimos centenas de relatos em torno do mesmo tema.
Clientes que tinham entregado a declaração graças aos cálculos e relatórios da Finbooks e que, por causa de alguma ação realizada na conta (uma nova importação de ficheiro, a correção de uma transação, uma atualização), viam os números de anos anteriores mudar, com a consequente alteração dos relatórios fiscais.
Não era necessariamente um erro, já que a plataforma estava a funcionar corretamente. Mas era percebido como um problema: a declaração já tinha sido entregue com base naqueles números, e agora a plataforma mostrava outros diferentes.
A coerência entre aquilo que os clientes tinham declarado e o que o sistema apresentava deixava de estar garantida. Tínhamos mesmo de agir e propor rapidamente uma solução.
Mais de 200 clientes envolvidos
Para percebermos melhor a dimensão do problema, realizámos um questionário em quatro mercados, Itália, Espanha, Portugal e Reino Unido, e depois fizemos uma série de entrevistas diretas com clientes para aprofundar o tema.
À superfície, o que os clientes pediam era "bloquear os dados passados", mas o que estavam realmente a pedir era algo mais profundo e mais preciso: a certeza de que um ano fiscal já fechado e declarado se mantinha estável, e de que nenhuma ação futura, intencional ou acidental, o poderia alterar de forma silenciosa.
Um sistema que protegesse contra qualquer ação ou agente externo, para salvaguardar os dados contabilísticos que agora estão tecnicamente arquivados. As nuances eram muitas. Mas a necessidade de fundo era simples: poder fechar um ano e saber que ficava mesmo fechado.
Desenhar, validar, testar
Um dos pontos mais delicados a resolver foi definir que anos podiam ser congelados, em que condições, e o que devia acontecer se um utilizador tivesse erros significativos num período que quisesse bloquear.
Estabelecemos que o congelamento só podia ser aplicado a anos fiscais já concluídos, e apenas quando não existissem erros significativos ou bloqueantes para os cálculos.
Antes de desenvolver a funcionalidade, validámos o conceito com um pequeno grupo de clientes, através de testes de usabilidade em protótipos criados para o efeito.
O que aprendemos com essa troca mudou alguns dos detalhes mais finos, em particular no que toca à gestão do desbloqueio, que tínhamos inicialmente imaginado como mais rígido. Os clientes mostraram-nos que precisavam de poder recuar (para entregar uma correção voluntária, atualizar um documento, acrescentar dados que tinham chegado tarde).
O congelamento tinha de ser uma proteção inteligente, não uma jaula sem saída.
É por isso que o sistema permite congelar anos de forma seletiva, mas também descongelá-los a qualquer momento (a partir de um ano específico), para que os clientes possam trabalhar livremente sobre os seus próprios dados, cientes de que essas ações podem ter impacto em cálculos e dados passados, com as respetivas consequências.
A proteção funciona também no sentido inverso: assim que um período é congelado, o sistema impede alterações retroativas não intencionais.
Importar um CSV com algumas transações datadas de um ano bloqueado, mudar acidentalmente uma data, alterar uma categoria ou uma definição que afete cálculos passados: estas ações são bloqueadas à partida, com uma explicação clara do motivo, oferecendo a opção, quando necessário, de descongelar um período e intervir livremente.
O que existe agora
Desde junho de 2026, a funcionalidade de congelamento de dados está disponível para todos os clientes, em todos os países onde estamos presentes.
Vais encontrá-la no menu lateral superior (apenas se tiveres carregado pelo menos uma ligação). A partir daí, podes ver os anos fiscais anteriores disponíveis para congelamento, aplicar o congelamento aos que não têm erros significativos e desbloquear a qualquer momento, caso precises de trabalhar sobre os teus dados.
Se és uma das pessoas que nos falou deste problema, numa entrevista, numa conversa com o apoio ao cliente, num questionário, esta é a resposta.
Obrigado a todos os nossos mais de 250 clientes envolvidos através de questionários, entrevistas e testes, que tornaram possível identificar, construir e lançar esta importante nova funcionalidade.