Seit Jahren sprechen wir mit unseren Kunden – in Explorationsinterviews, Research-Sessions und im direkten Austausch mit unserem Customer-Care-Team. Das ist einer der zuverlässigsten Wege, um nicht nur herauszufinden, was nicht funktioniert, sondern auch zu verstehen, welche Sorgen und Unsicherheiten unsere Kunden beschäftigen – selbst dann, wenn das Produkt technisch einwandfrei arbeitet.
Der Ausgangspunkt
Im Laufe der Zeit haben wir Hunderte von Rückmeldungen erhalten, die sich alle um dasselbe Problem drehten.
Kunden hatten ihre Steuererklärung auf Grundlage der von Finbooks berechneten Werte und Steuerberichte bereits eingereicht. Durch spätere Aktivitäten im Konto – etwa den Import einer neuen Datei, die Korrektur einer Transaktion oder eine Aktualisierung der Daten – änderten sich jedoch rückwirkend die Berechnungen vergangener Steuerjahre und damit auch die entsprechenden Steuerberichte.
Technisch betrachtet lag kein Fehler vor. Die Plattform arbeitete wie vorgesehen. Für unsere Kunden fühlte es sich jedoch anders an: Die Steuererklärung war bereits abgegeben, trotzdem zeigte Finbooks plötzlich andere Werte an.
Damit war die Übereinstimmung zwischen den tatsächlich eingereichten Steuerdaten und den in Finbooks angezeigten Berechnungen nicht mehr gewährleistet. Uns war sofort klar, dass wir hierfür eine Lösung entwickeln mussten.
Mehr als 200 Kunden einbezogen
Um das Ausmaß des Problems besser zu verstehen, führten wir zunächst eine Umfrage in vier Märkten – Italien, Spanien, Portugal und dem Vereinigten Königreich – durch. Anschließend vertieften wir die Ergebnisse in einer Reihe persönlicher Interviews mit unseren Kunden.
Auf den ersten Blick schien die Anforderung einfach zu sein: „Vergangene Daten sperren.“
Doch je genauer wir zuhörten, desto klarer wurde, dass der eigentliche Wunsch viel weiter ging. Unsere Kunden wollten die Gewissheit, dass ein bereits abgeschlossenes und erklärtes Steuerjahr dauerhaft unverändert bleibt – und dass keine zukünftige Aktion, ob bewusst oder versehentlich, diese Daten unbemerkt verändern kann.
Gesucht war ein System, das archivierte Steuerdaten zuverlässig vor jeder nachträglichen Änderung schützt – unabhängig davon, ob diese durch einen Nutzer, einen Import oder einen anderen Prozess ausgelöst wird.
Die einzelnen Anforderungen waren vielfältig. Das dahinterliegende Bedürfnis war jedoch erstaunlich einfach:
Ein Steuerjahr abschließen – und sicher sein können, dass es auch wirklich abgeschlossen ist.
Konzeption, Validierung und Tests
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, festzulegen, welche Steuerjahre eingefroren werden können, unter welchen Voraussetzungen dies möglich ist und wie das System reagieren soll, wenn ein Nutzer ein Steuerjahr mit schwerwiegenden Fehlern sperren möchte.
Wir entschieden, dass ein Einfrieren ausschließlich für bereits abgeschlossene Steuerjahre möglich ist – und nur dann, wenn keine kritischen oder blockierenden Fehler vorliegen, die die Steuerberechnung beeinträchtigen würden.
Noch bevor wir mit der Entwicklung begannen, überprüften wir dieses Konzept gemeinsam mit einer kleinen Gruppe von Kunden. Dafür führten wir Usability-Tests mit speziell entwickelten Prototypen durch.
Das Feedback veränderte insbesondere einen wichtigen Aspekt des Konzepts: die Aufhebung der Sperre.
Ursprünglich hatten wir vorgesehen, diesen Vorgang deutlich restriktiver zu gestalten. Unsere Kunden machten jedoch deutlich, dass sie in bestimmten Situationen bewusst zu bereits abgeschlossenen Steuerjahren zurückkehren müssen – etwa um eine berichtigte Steuererklärung einzureichen, nachträglich erhaltene Dokumente zu ergänzen oder verspätet eingegangene Daten hinzuzufügen.
Das Einfrieren sollte deshalb kein unumkehrbarer Zustand sein, sondern ein intelligenter Schutzmechanismus.
Aus diesem Grund können Steuerjahre gezielt eingefroren und bei Bedarf jederzeit wieder entsperrt werden – jeweils ab einem ausgewählten Steuerjahr. So behalten unsere Kunden die volle Kontrolle über ihre Daten und können bewusst Änderungen vornehmen, wobei das System sie darauf hinweist, dass diese Anpassungen Auswirkungen auf frühere Berechnungen und Steuerdaten haben können.
Der Schutz funktioniert auch in die umgekehrte Richtung: Sobald ein Steuerjahr eingefroren wurde, verhindert das System unbeabsichtigte rückwirkende Änderungen.
Ob versehentlich eine CSV-Datei mit Transaktionen aus einem bereits gesperrten Steuerjahr importiert wird, ein falsches Transaktionsdatum geändert wird oder eine Kategorie beziehungsweise Einstellung angepasst wird, die Auswirkungen auf frühere Steuerberechnungen hätte – solche Aktionen werden bereits im Vorfeld blockiert.
Das System erklärt dabei verständlich, warum die Änderung nicht möglich ist, und bietet – falls erforderlich – die Möglichkeit, das entsprechende Steuerjahr wieder zu entsperren, um die gewünschten Anpassungen bewusst vorzunehmen.
Was heute verfügbar ist
Seit Juni 2026 steht die Funktion zum Einfrieren von Steuerdaten allen Finbooks-Kunden in sämtlichen unterstützten Ländern zur Verfügung.
Du findest sie im oberen Seitenmenü, sobald mindestens eine Verbindung in deinem Konto eingerichtet wurde. Dort kannst du alle vergangenen Steuerjahre einsehen, die für das Einfrieren infrage kommen, geeignete Jahre mit wenigen Klicks sperren und sie bei Bedarf jederzeit wieder entsperren, um Änderungen an deinen Daten vorzunehmen.
Wenn du zu den Menschen gehörst, die uns in einem Interview, im Austausch mit unserem Support oder im Rahmen einer Umfrage auf dieses Problem aufmerksam gemacht haben, dann ist diese Funktion unsere Antwort darauf.
Ein herzliches Dankeschön an alle mehr als 250 Kunden, die durch Umfragen, Interviews und Usability-Tests dazu beigetragen haben, dieses wichtige Feature zu identifizieren, zu entwickeln und erfolgreich umzusetzen.